Scheduling for daily activities of the institution of Educational resources is an academic project have to do with the chronological scheduling of the resources of the academic institution. These are the students, the planned courses, the teachers and the rooms available for lessons. Greek language text:
Η εργασία διαπραγματεύεται τη μελέτη που έχει να κάνει με τον εκσυγχρονισμό λειτουργίας διοικητικών διαδικασιών Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με χρήση Πληροφοριακών Συστημάτων. Κεντρικος σκοπός είναι η μετάβαση από το παραδοσιακό σύστημα λειτουργίας σε σύγχρονο σύστημα που μπορεί να μοιράζει αρμοδιότητες στους χρήστες του και να μπορεί να υποστηρίζει τις αποφάσεις που λαμβάνονται από τις διοικητικές υπηρεσίες. Έτσι θα επιτευχθεί βελτίωση λειτουργίας στην οργάνωση και στην απόδοση του οργανισμού που θα εφαρμοστεί. Τα σημαντικότερα οφέλη του νέου συστήματος συνοπτικά, είναι:
- Μείωση του χρόνου εκτέλεσης των διαδικασιών με την εξάλειψη καθυστερήσεων μεταξύ διαδοχικών διεργασιών και την ταυτόχρονη εκτέλεση ανεξάρτητων διεργασιών.
- Ποιοτική διασφάλιση των υπηρεσιών που αναβαθμίζονται και αύξηση εμπιστοσύνης από τους τελικούς χρήστες του συστήματος.
Σημειώνεται ότι οι πελάτες-χρήστες του συστήματος είναι όλοι όσοι εμπλέκονται στο κτήσιμο της εφαρμογής, όπως διαχειριστές ενημέρωσης των δεδομένων του συστήματος, μέχρι και τους τελικούς χρήστες που είναι οι καθηγητές του ιδρύματος. Για το λόγο αυτό, ο βασικός παράγοντας επιτυχίας του συστήματος είναι συμμετοχή όλων των εμπλεκομένων μερών του οργανισμού από την ηγεσία έως και τον απλό εργαζόμενο. Με την συμμετοχή όσο το δυνατόν περισσότερων χρηστών στο σύστημα, θα επιτευχθεί και αύξηση της ικανοποίησης από τη λειτουργία του νέου συστήματος. Επιπρόσθετα, θα αυξηθεί το ενδιαφέρον των χρηστών για την αποτελεσματική λειτουργία της υπηρεσίας.
Σχετικά με το πληροφοριακό σύστημα που αναπτύσεται μπορεί κάλιστα να χαρακτηριστεί ως επιχειρισιακό σύστημα που υλοποιείται χρησιμοποιώντας τεχνολογία πληροφορικής και τεχνολογία διαδικτύου. Επιπρόσθετα, στόχος του είναι η συλλογή και αποθήκευση δεδομένων και η επεξεργασία και διανομή πληροφοριών χρήσιμων στον οργανισμό.
Τα κύρια οφέλη από την εφαρμογή του συστήματος στον οργανισμό είναι ότι η κάθε διαδικασία αυτοματοποιείται και απομένει μόνο ελάχιστη χειρονακτική γραφειοκρατική διαδηκασία. Επίσης, η σύγχρονη τεχνολογία δίνει την δυνατότητα συλλογής και ανάλυσης πληροφοριών, όπως και γρήγορη διανομή τους. Επιπρόσθετα, οι εργασίες των επιμέρους τμημάτων του οργανισμού μπορούν να γίνονται ταυτόχρονα, με αποτέλεσμα τη σημαντική μείωση του χρόνου αποπεράτωσης όλης της διαδηκασίας. Συμαντικό όφελος που καιρδίζεται από την χρήση υπολογιστικού συστήματος είναι η παρακολούθηση και ο έλεγχος των διαδηκασιών, ώστε να προλαμβάνονται προβλήματα. Επίσης, χρησιμοποιόντας διαδικτυακές τεχνολογίες είναι δυνατή η συνεργασία διαφορετικών ή απομακρισμένων τμημάτων του οργανισμού.
Τα βασικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής σύμφωνα με την περιγραφή είναι:
- Θα αναπτυχθεί web εφαρμογή για τη διαχείριση των αναθέσεων εκαπιδευτικού έργου τόσο σε μόνιμο όσο και σε έκτακτο προσωπικό, συμπεριλαμβανομένων των Πτυχιακών Εργασιών.
- Η εφαρμογή θα ελέγχει το ανατεθέν από κάθε Τμήμα ωράριο, ανάλογα με τη βαθμίδα μόνιμου ΕΠ και τις τυχόν διοικητικές του αρμοδιότητες (πρόεδρος Τμήματος, Διευθυντής Τομέα κλπ) η ΕΤΠ και αντίστοιχα ανάλογα με την περίπτωση έκτακτου εκπαιδευτικού προσωπικού (Επιστημονικός ή Εργαστηριακός Συνεργάτης με πλήρη ή ελλιπή προσόντα, Εντεταλμένος διδασκαλίας, Πανεπιστημιακός Υπότροφος κλπ).
- Επίσης, η εφαρμογή θα τηρεί αρχείο μεταβολών στις αναθέσεις στη διάρκεια του ακαδημαϊκού έτους, θα εκτυπώνει σε κατάλληλη μορφή τις τρέχουσες αναθέσεις αλλά και το ιστορικό, καθώς επίσης και συμβάσεις εργασίας προκαθορισμένου περιεχομένου. Στην εφαρμογή θα εισάγεται αρχικά και μέσω της διεπαφής της εφερμογής το πρόγραμμα σπουδών κάθε Τμήματος, με δυνατότητα εισαγωγής αλλαγών μετά από αλλαγή προγράμματος σπουδών.
- Προσπέλαση στη χρήση της εφαρμογής έχουν οι Γραμματείες των Τμημάτων/Σχολών με δυνατότητα εγγραφής/τροποπιήσεων, μέσω κωδικού και ένας χρήστης της Κεντρικής Διοίκησης, με δικαιώματα ανάγνωσης και υποβολής ερωτημάτων για συλλογή στοιχείων, καθώς και εκτύπωσης των αναθέσεων (με το ιστορικό τους) και των συμβάσεων.
- Θα γίνει προσπάθεια διασύνδεσης της εφαρμογής με την εφαρμογή δήλωσης εργαστηριακών ομάδων, ώστε να αποφεύγεται η πολλαπλή εισαγωγή των ίδιων στοιχείων σε διαφορετικές εφαρμογές.
Σημειώνεται ότι έγινε μικρή έρευνα σε μορφή συνεντεύξεων σε χρήστες του υπάρχοντος συστήματος, που πολύ σύντομα μπορεί να χαρακτηριστεί ως παραδοσιακό. Κι αυτό διότι εμπλέκει σε μεγάλο βαθμό πραγματικά έγγραφα, όπως αυτό της σύμβασης εργασίας, κατά τη λειτουργία του. Επίσης βασίζεται εξ’ ολοκλήρου στη γνώση λειτουργίας του από έναν ή δύο εργαζόμενους της κεντρικής Γραμματείας.
Ως επέκταση του πεδίου εφαρμογής του συστήματος της γραμματειακής εφαρμογής Ακαδημαϊκού ιδρύματος είναι ο χρόνο-προγραμματισμός των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων του ιδρύματος. Κι αυτό διότι, το κάθε τμήμα σχολής του ιδρύματος και κατά την προετοιμασία έναρξης ακαδημαϊκού εξαμήνου έχει να σχεδιάσει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα μαθημάτων σύμφωνα με πρόγραμμα σπουδών του τμήματος. Αυτή είναι μια πολύπλοκη διαδικασία που αναλαμβάνει ο γραμματέας. Επιπρόσθετα, το σύνολο των εβδομαδιαίων προγραμμάτων μαθημάτων του ιδρύματος έχει μεγαλύτερη πολυπλοκότητα και η δυσκολία της αυξάνεται εκθετικά με τον αριθμό των παραμέτρων του προβλήματος που στην περίπτωσή μας είναι: οι συμμετέχοντες στο μάθημα, τα θέματα και οι ενότητες του μαθήματος και οι τοποθεσίες που λαμβάνει χώρα το γεγονός.
Με σκοπό τον προγραμματισμό συμβάντων, προγραμματισμό εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων υπάρχει στην αγορά το ακαδημαϊκό λογισμικό προγραμματισμού EMS (Λογότυπο 1), ή αλλιώς λογισμικό προγραμματισμού μαθημάτων και χρησιμοποιείται για την ανάθεση μαθημάτων σε αίθουσες διδασκαλίας.
Λογότυπο 1: http://www.dea.com/Industries/Education/ Πρόκειται για μια ακαδημαϊκή λύση προγραμματισμού που μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί και από άλλες υπηρεσίες για να προγραμματιστούν συσκέψεις και εκδηλώσεις, καθώς και η δημοσίευση σε ένα διαδικτυακό ημερολόγιο με μαθήματα και εκδηλώσεις του ιδρύματος. Αυτό γίνεται δεσμεύοντας τις αίθουσες ή άλλους χώρους και με τον συντονισμό της χρήσης των διαθέσιμων εκπαιδευτικών πόρων δηλαδή του εξοπλισμού και του ακαδημαϊκού προσωπικού. Για την ανάπτυξη και την λειτουργία του συστήματος χρησιμοποιούνται τεχνολογίες της Microsoft πλατφόρμας λογισμικού (EMS 2015). Μια άλλη λύση βασισμένη σε τεχνολογίες σύννεφου είναι το Room Booking System της School Cloud Systems (Λογότυπο 2). Το σύστημα επιτρέπει στο προσωπικό να κάνει εύκολα δέσμευση αίθουσας ή κάποιου εκπαιδευτικού πόρου για συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Λογότυπο 2: http://www.roombookingsystem.co.uk/ Το σύστημα ολοκληρώνεται με άλλα συστήματα διαχείρισης ακαδημαϊκού δικτύου, με σκοπό την αποτροπή διπλό-κρατήσεων των διαθέσιμων αιθουσών. Για την ανάπτυξη και την λειτουργία του συστήματος χρησιμοποιούνται τεχνολογίες της Microsoft πλατφόρμας λογισμικού (School cloud systems 2015). Το σύστημα Midas (Λογότυπο 3) είναι μια άλλη λύση βασισμένη σε τεχνολογίες διαδικτύου για προγραμματισμό χρήσης αιθουσών διδασκαλίας με σκοπό την αποτελεσματική διαχείριση των εγκαταστάσεων και των πόρων του ιδρύματος.
Λογότυπο 3: http://mid.as/ Το Midas είναι ένα ισχυρό αλλά εύκολο στη χρήση σύστημα χρόνο-προγραμματισμού που σας δίνει πλήρη έλεγχο στην δημιουργία κρατήσεων χώρων διδασκαλίας και τον προγραμματισμό χρήσης εκπαιδευτικών πόρων. Μπορεί να γίνει πρόσβαση από οποιονδήποτε φυλλομετρητή διαδικτύου και από υπολογιστή ή άλλη κινητή συσκευή (tablet). Το λογισμικό σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά, τις κρατήσεις χώρων όταν προγραμματιστεί το ημερολόγιο, τη διαχείριση του εκπαιδευτικού προσωπικού και του εξοπλισμού, να σταλούν επιβεβαιώσεις κράτησης, να λυφθούν αιτήματα κράτησης μέσω της ιστοσελίδας, έτσι ώστε να αποτραπεί η διπλή κράτηση (Midas 2015). Μια άλλη λύση το ExamPlanner της Calculix (Λογότυπο 4) είναι λογισμικό προγραμματισμού εξετάσεων για πανεπιστήμια και κολέγια που βοηθά στην επίλυση των προβλημάτων οργάνωσης και σχεδιασμού εξετάσεων. Αυτό επιτυγχάνεται με τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων εξετάσεων σύμφωνα με τα κριτήρια που καθορίστηκαν, καθώς επίσης και με την παρουσίαση των αποτελεσμάτων με διαφορετικούς τρόπους για να βοηθήσει την εφαρμογή αυτών των χρονοδιαγραμμάτων εξετάσεων (Calculix 2015).
Λογότυπο 4: http://www.examplanner.com/ Το UniTime (Λογότυπο 6) είναι ένα ολοκληρωμένο εκπαιδευτικό σύστημα προγραμματισμού πανεπιστημιακού ωρολογίου που υποστηρίζει την ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων μαθημάτων και εξετάσεων και την διευθέτηση του χρονοδιαγράμματος που οι εκδηλώσεις συμπίπτουν στην ίδια αίθουσα. Πρόκειται για ένα κατανεμημένο σύστημα που επιτρέπει σε πολλούς διαχειριστές του πανεπιστήμιου αλλά και των τμημάτων σχολών να συντονίσουν τις προσπάθειες για την οικοδόμηση και την τροποποίηση ενός προγράμματος που θα ικανοποιεί τις ποικίλες ανάγκες του οργανισμού τους, ενώ επιτρέπει την ελαχιστοποίηση των συγκρούσεων στις διδασκαλίες μαθημάτων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο του για να δημιουργήσει και να διατηρήσει το πρόγραμμα ενός μαθημάτων κολεγίου και των εξετάσεων και να διασυνδεθεί με το υπάρχον σύστημα ενημέρωσης των φοιτητών. Λογότυπο 5: http://www.unitime.org/ Το σύστημα αναπτύχθηκε αρχικά ως μια συλλογική προσπάθεια από φοιτητές και το προσωπικό πανεπιστημίων στη Βόρεια Αμερική και την Ευρώπη. Το λογισμικό διανέμεται δωρεάν υπό την άδεια χρήσης ανοικτού κώδικα με την ελπίδα ότι και άλλα κολέγια και τα πανεπιστήμια μπορούν να επωφεληθούν των μαθητών τους μέσω καλύτερου προγραμματισμού ή επιθυμούν να συνεισφέρουν στην συνεχιζόμενη έρευνα σε αυτόν τον τομέα. Από το Μάρτιο 2015 το προγραμματιστικό έργο UniTime έχει γίνει μέρος του Ιδρύματος Apereo (UniTime 2015).
Επίσης κάποιες άλλες λύσεις στο πρόβλημα του χρόνο-προγραμματισμού είναι:
Λογότυπο 6: http://www.wisetimetable.com/
Λογότυπο 7: http://www.school-timetable.eu/
Λογότυπο 8: http://www.abacusschoolpro.com/
Τα αποτελέσματα της έρευνας αυτής είναι η συλλογή των χαρακτηριστικών από ήδη υπάρχουσες λύσεις λογισμικού. Στην συνέχεια γίνεται αναφορά στα χαρακτηριστικά που μπορεί να έχει μια εφαρμογή δημιουργίας χρονοδιαγράμματος και ποιο πρόβλημα λύνει. Επίσης γίνεται αναφορά στο σύνολο των δυνατοτήτων που μπορεί να προσφέρει η εφαρμογή αλλά και πρόσθετες λειτουργίες που μπορεί αποκτήσει.
Η λύση στο πρόβλημα της δημιουργίας ενός χρονοδιαγράμματος και ειδικότερα την περίπτωση χρονοδιαγράμματος ακαδημαϊκού ιδρύματος είναι συνήθως να ανατεθεί σε έναν καθηγητή ή σε μια ομάδα καθηγητών, οι οποίοι συνήθως βασίζονται στο χρονοδιάγραμμα της τελευταίας ακαδημαϊκής περιόδου, κατά την οποία εφαρμόζονται μικρές μεταβολές, ανάλογα με τις απαιτήσεις και συνήθως απαιτείται χρόνος (πολλές ημέρες) για την ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος. Στόχος του συστήματος που αναπτύσσεται είναι να ικανοποιεί τους βασικούς περιορισμούς του προβλήματος, όπως η κάλυψη των ωρών για αίθουσες και καθηγητές, αποτρέποντας προβλήματα και παράπονα από τους καθηγητές και από φοιτητές. Οι στόχοι που έχει να καλύψει το σύστημα είναι η ελαχιστοποίηση των άδειων ωρών, ή ακόμα η ελαχιστοποίηση των μετακινήσεων καθηγητών και φοιτητών μέσα στην περιοχή του ιδρύματος, ή ακόμα η διατήρηση των εξετάσεων των μαθημάτων του ίδιου εξαμήνου πολύ κοντά. Ένα χρονοδιάγραμμα που αναπτύχθηκε με τον τρόπο αυτό, δεν μπορεί να φθάσει στη βέλτιστη κατάσταση λόγω του μεγάλου αριθμού συνδυαστικών λύσεων που υπάρχουν.
Η δυσκολία της επίλυσης τέτοιων προβλημάτων με παραδοσιακούς τρόπους έγκειται σε δύο βασικούς λόγους:
- Στον μεγάλο αριθμό των συνδυασμών (λύσεων) που πρέπει να ελεγχθούν ώστε να βρεθεί μία ικανοποιητική λύση, ή ακόμα μία κατά το δυνατό βέλτιστη λύση με βάση τους στόχους που τίθενται.
- Στον μεγάλο αριθμό των περιορισμών που πρέπει να ικανοποιούνται από μία υποψήφια λύση, που μπορούν να αφορούν την διαθεσιμότητα και τις ώρες των συμμετεχόντων, την διαθεσιμότητα και την καταλληλότητα των τοποθεσιών, την μη επικάλυψη ωρών σε ενότητες στις οποίες μετέχουν συμμετέχοντες που ανήκουν στις ίδιες ομάδες (π.χ. φοιτητές ίδιου εξαμήνου), την ισοκατανομή των ωρών στους συμμετέχοντες στις ημέρες της εβδομάδας και λοιπά (ASAP 2015).
H εφαρμογή στην πλήρη έκδοση της έρχεται να καλύψει τις ανάγκες αυτές μέσα από ένα πλήθος διαδικασιών δημιουργίας και διαχείρισης γεγονότων καθώς επίσης και των αντικειμένων που μετέχουν σε αυτά (συμμετέχοντες, τοποθεσίες, ενότητες και ομάδες συμμετεχόντων).
Σύμφωνα με την έρευνα που έγινε σε υπάρχοντα συστήματα χρόνο-προγραμματισμού συλλέχτηκαν τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής που θα ήταν ενδιαφέροντα, κατά την ευρεία ανάπτυξη του συστήματος και καλύπτουν τα μέρη του ακαδημαϊκού δικτύου που συμπεριλήφθηκαν στην ανάλυση. Έτσι η εφαρμογή καλύπτει την προετοιμασία του χρονοδιαγράμματος διδασκαλίας μαθημάτων και τη διάθεση των αιθουσών για φροντιστήριο μαθημάτων, των εργαστηρίων, των αιθουσών διαλέξεων, σεμινάρια κ.λπ. Συγκεκριμένα μπορεί να προβλέπει:
- Διαχείριση των συμμετεχόντων σε μια δραστηριότητα διδασκαλίας μαθήματος.
- Διαχείριση των γεγονότων (εβδομαδιαία προβολή, ημερήσια προβολή).
- Δυνατότητα προβολής και εκτύπωσης των αντικειμένων (τοποθεσίες αιθουσών, συμμετέχοντες, ομάδες συμμετεχόντων, ενότητες μαθημάτων).
- Εισαγωγή των γεγονότων, προσδιορισμός των επαναλήψεων, των αιθουσών, των συμμετεχόντων, των ομάδων.
- Διαχείριση των ακαδημαϊκών δραστηριοτήτων που συμπίπτουν και η λήψη αποφάσεων (συγκρούσεις πολλαπλής διάθεσης, ώρες διαθεσιμότητας, συνολικές εβδομαδιαίες ώρες, γενικό σύνολο των ωρών, το πλήθος των θέσεων και λοιπά).
- Διαχείριση του χρονολογικού πίνακα (ορισμός των περιόδων-εξαμήνων, διαχείριση του προγράμματος).
- Διαχείριση των τοποθεσιών (αίθουσες διδασκαλίας, αμφιθέατρο και λοιπές αίθουσες), οι δυνατότητες του χώρου σε εξοπλισμό (προβολέας, πίνακας, μικρόφωνο, βίντεο και λοιπά), η ικανότητα της αίθουσας να δεχτεί πλήθος μαθητών για διδασκαλία, η ικανότητα της αίθουσας να δεχτεί πλήθος μαθητών για τις εξετάσεις, οι ώρες διαθεσιμότητας των αιθουσών για τη διδασκαλία και τις εξετάσεις.
- Διαχείριση των συμμετεχόντων (εισαγωγή, επεξεργασία προσωπικών στοιχείων, τον καθορισμό των ομάδων, καθορίζοντας ώρες διάθεσης).
- Διαχείριση των ομάδων (ορισμός των μελών, οι διαθέσιμες ώρες, και λοιπά).
- Διαχείριση μονάδων (ορισμός, έκδοση και τη δημιουργία συνδέσεων με πραγματικούς συμμετέχοντες, πραγματικές θέσεις και ομάδες).
- Διαχείριση των ειδικών πληροφοριών, όπως των ωρών διδασκαλίας,
- Διαχείριση των εποπτικών αρχών για τις εξετάσεις Ακαδημαϊκά Τμήματα του Πανεπιστημίου.